Korruption vastainen politiikka
1. Tarkoitus ja soveltamisala
Airamin hyvä hallintotapa perustuu hallituksen hyväksymään Hallintokoodiin ja sen liitteisiin. Toiminnan ja johtamisen eettiset periaatteet on kuvattu Airamin Eettisissä ohjeissa. Korruption vastainen politiikka on Hallintokoodin liite ja täydentää Hallintokoodia ja Eettisiä ohjeita sekä kuvaa sitoumustamme korruption vastaisiin periaatteisiin liiketoiminnassamme.
Jokaisen Airam Electric Oy Ab -yrityksessä työskentelevän (työntekijät, johto ja hallituksen jäsenet) tulee noudattaa tätä Politiikkaa. Sama vaatimus koskee myös Airamin nimissä tai lukuun toimivia kumppaneita. Lisäksi edellytämme toimittajiltamme, alihankkijoiltamme ja muilta kumppaneiltamme vastaaviin periaatteisiin sitoutumista.
Kaikkien Airamin työntekijöiden vastuulla on noudattaa Airamin Hallintokoodia, Eettisiä ohjeita, tätä korruption vastaista politiikkaa sekä muita Airamin voimassa olevia politiikkoja ja ohjeita. Kaikkien työntekijöiden tulee tutustua tähän politiikkaan sekä suorittaa heille osoitettu koulutus. Säännöllistä koulutusta annetaan niille työntekijöille, joilla on työtehtäviensä puolesta suurin riski kohdata korruptioriskejä työssään.
2. Määritelmät
Korruptiolla tarkoitetaan vaikutusvallan väärinkäyttöä henkilökohtaisen edun tavoittelemiseksi. Edulla tarkoitetaan taloudellisen hyödyn lisäksi myös muita, aineettomia, etuja. Korruptio esiintyy usein oikeudettomien etuuksien antamisena ja ottamisena, eturistiriitoina ja suosimisena sekä epäeettisenä päätöksentekona muodollisten päätöksentekorakenteiden ulkopuolella. Korruptiolla tarkoitetaan myös oman aseman väärinkäyttöä tietyn edun saavuttamiseksi. Yleisin korruption ilmenemismuoto on ansaitsemattoman edun vastaanottaminen, joka on kriminalisoitu eri maiden lainsäädännöissä.
Lahjonta on yleinen korruption muoto. Lahjonnaksi katsotaan yleensä lahja, raha, palvelus tai muu aineellinen tai aineeton hyöty, jolla yritetään vaikuttaa tai jonka voidaan tulkita vaikuttavan vastaanottajan toimintaan tai päätöksentekoon lahjuksen antajaa tai toista osapuolta suosivasti. Lahjonnan ei välttämättä tarvitse olla arvoltaan suurta.
Lahjusta ei anneta avoimesti ja sille odotetaan jonkinlaista vastinetta. Käytännössä kyseessä voi olla maksu, helpotusmaksu, lahja, vieraanvaraisuus, kulujen korvaaminen, lahjoitukset poliittisiin tai hyväntekeväisyystarkoituksiin, sponsorointi ja/tai promootiokulut.
Helpotusmaksu on maksu tai palvelu, joka tyypillisesti suoritetaan tai tarjotaan viranomaiselle tai muulle viralliselle osapuolelle. Helpotusmaksun tarkoituksena on toiminnan nopeuttaminen tai helpottaminen rutiinimenettelyn, esimerkiksi tulliselvityksen, verotarkastuksen tai lupakäsittelyn, aikana. Helpotusmaksut katsotaan lahjuksiksi.
3. Yleiset periaatteet
Airam ei hyväksy korruptiota tai lahjontaa liiketoiminnassaan missään muodossa. Airamilla noudatetaan nollatoleranssia korruption ja lahjonnan suhteen, tämän periaatteen rikkomisen seuraamukset on kuvattu kappaleessa ”Rikkomukset ja seuraamukset”.
Korruptio ja lahjonta ovat laitonta toimintaa ja voivat aiheuttaa Airamille ja osallisille henkilöille vakavia oikeudellisia seuraamuksia. Lisäksi korruptio ja lahjonta vahingoittavat Airamin mainetta sekä ovat vastoin Airamin arvoja.
3.1. Lahjuksien antaminen ja vastaanottaminen
Lahjuksen tai muun epäasiallisen maksun tai hyödyn tarjoaminen, lupaaminen, hyväksyminen, pyytäminen tai vastaanottaminen oikeudetonta etua tavoiteltaessa on ehdottomasti kiellettyä. Tämä koskee sekä suoraan että välikäsien kautta tapahtuvaa lahjuksen tarjoamista, antamista, pyytämistä ja hyväksymistä.
3.2. Eturistiriidat
Eturistiriita syntyy yleensä tilanteissa, joissa henkilökohtaiset edut saattavat olla tai näyttävät olevan ristiriidassa työnantajan etujen kanssa. Airamin työntekijöiden ei tule tavoitella suoraan tai välillisesti omaa tai läheisen etua hoitaessaan työtehtäviään. Eturistitilanteet voivat olosuhteista riippuen olla myös korruptiota, ja siksi niihin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Esimerkkejä eturistiriitatilanteista:
- Työntekijällä tai hänen sukulaisellaan tai perheenjäsenellään on taloudellinen etu yrityksessä, joka toimii suoraan tai epäsuorasti Airamin toimittajana tai asiakkaana tai hyötyy vuorovaikutuksesta Airamin kanssa
- Rekrytointitilanteessa tai esihenkilö-alais -asetelmassa osapuolten henkilökohtaiset suhteet
Eturistiriitatilanteissa, niin ulkoisissa kuin sisäisissä, ei saa osallistua päätöksentekoon eli pitää
jäävätä itsensä päätöksen tekemisestä. Jäävääminen tulee dokumentoida kirjallisesti, jotta jääväyspäätöksestä jää näyttöä. Kaikista ristiriitatilanteista on heti tilanteen huomatessa kerrottava esihenkilölle.
3.3. Lahjat ja vieraanvaraisuus
Periaatteet lahjojen ja vieraanvaraisuuden antamiselle ja vastaanottamiselle on kirjattu Eettisiin ohjeisiin. Lahjan tai vieraanvaraisuuden tulee olla tavanomainen huomaavainen ele liiketoiminnassa, eikä sillä tule vaikuttaa liiketoiminnan tulokseen sopimattomasti, yhteistyökumppanin valintaan tai tuotteen tai palvelun kilpailutukseen. Raja lahjan ja lahjuksen välillä voi olla häilyvä, jopa tavanomainen lahja voi vaikuttaa lahjukselta. Rahaa tai vastaavaa (esim. lahjakortteja) ei saa koskaan antaa tai ottaa vastaan lahjana.
Lahjojen tai vieraanvaraisuuden tarjoaminen tai vastaanottaminen ei ole sallittua, jos Airamilla on käynnissä kyseisen vastapuolen kanssa tarjouskilpailu tai sopimusneuvottelut. Tavanomainen kokoustarjoilu (myös henkilöstöravintolan tasoinen lounas) on kuitenkin sallittua.
Viranomaisille ja virkamiehille saa antaa vain vähäarvoisia (symbolisia) lahjoja ja tarjota hyvin kohtuullista vieraanvaraisuutta. Viranomaisten ja virkamiesten kohdalla tulee noudattaa erityistä huolellisuutta sen varmistamisessa, ettei minkäänlaista vaikuttamistarkoitusta pääse syntymään.
Liikematkustamisen osalta noudatetaan Hallintokoodin liitteen Matkustus & Edustaminen periaatteita. Airam voi maksaa kolmansien osapuolien (asiakkaiden, toimittajien tai muiden kumppanien) matka- tai majoituskulut, mutta ei molempia eikä muita henkilökohtaisia kuluja. Vastaavasti Airamin työntekijän matka- tai majoituskulut voi maksaa kolmas osapuoli (asiakas, toimittaja tai muu kumppani), mutta ei molempia tai muita matkustamiseen liittyviä kuluja.
Lahjojen ja vieraanvaraisuuden antamista ja vastaanottamista koskevat seuraavat rahalliset arvorajat:
- Lahja: yksittäisen lahjan arvo enintään 100 euroa, yhdelle vastaanottajalle annettujen tai yhdeltä taholta vastaanotettujen lahjojen arvo yhteensä enintään 200 euroa/ vuosi
- Vieraanvaraisuus: enintään 200 euroa/ tilaisuus, yhdelle vastaanottajalle tarjotun tai yhdeltä taholta vastaanotetun vieraanvaraisuuden arvo enintään 600 euroa/ vuosi
Lahjojen ja vieraanvaraisuuden antamisen ja vastaanottamisen osalta tulee noudattaa yhdenvertaisuuden periaatetta ja pyrkiä välttämään näiden kohdistuminen aina samoille henkilöille. Eurorajat ovat arvonlisäveron sisältäviä arvoja.
Lahjoja ja vieraanvaraisuutta koskeviin sääntöihin sallitaan poikkeuksia ainoastaan poikkeustilanteissa ja vain Airamin toimitusjohtajan hyväksynnällä. Toimitusjohtajaa koskevat poikkeukset tulee hyväksyttää Airamin hallituksen puheenjohtajalla. Poikkeukset tulee dokumentoida erilliseen lahja- ja vieraanvaraisuusrekisteriin, jonka ylläpidosta vastaa HR.
3.4. Lahjoitukset ja sponsorointi
Lahjoitusten ja sponsoroinnin tulee olla liiketoiminnan kannalta tarkoituksenmukaisia ja linjassa Airamin arvojen kanssa. Lahjoituksilla ja sponsoroinnilla ei tule tavoitella oikeudetonta liiketoimintahyötyä.
Airam tekee lahjoituksia hyväntekeväisyyteen. Lahjoituksen tekeminen kolmannelle osapuolelle on kiellettyä, jos lahjoitukseen sisältyy odotus vastavuoroisuudesta Airamin ja kolmannen osapuolen välillä.
Airam voi solmia sponsorointisopimuksia valittujen kohteiden kanssa. Sponsorointikumppanin valinnassa tulee noudattaa erityistä huolellisuutta sekä tämän politiikan periaatteita.
Airam voi tukea asiakkaille tai muille sidosryhmille järjestettäviä tapahtumia ja toimintaa. Tuen tulee olla Airamin arvojen, yleisten toimintaperiaatteiden sekä tämän Politiikan periaatteiden mukaista ja kohdistua Airamin liiketoimintaa tukeviin tapahtumiin ja toimintaan.
Päätös lahjoituksista ja sponsoroinnista tehdään hallintokoodin hyväksymisrajojen mukaan. Päätös kirjataan lahja- ja vieraanvaraisuusrekisteriin.
3.5. Kolmannet osapuolet
Liiketoimien hoitamisessa kolmansien osapuolien (”välikäsien”) välityksellä tulee noudattaa erityistä huolellisuutta, sillä kolmansiin osapuoliin liittyy korruption ja lahjonnan kannalta kohonnut riski. Airam voi joutua vastuuseen, jos Airamia edustava kolmas osapuoli syyllistyy korruptioon tai lahjontaan.
Mikäli kolmansia osapuolia käytetään, tulee valita hyvämaineisia ja päteviä agentteja, konsultteja tai muita edustajia. Valinnassa noudatetaan ulkoisen palveluntarjoajan valinnasta annettuja ohjeita. Kolmansien osapuolien tuottamien palveluiden tulee olla läpinäkyviä ja kohtuullisesti hinnoiteltuja, eivätkä ne saa sisältää lahjuksia tai maksuja, joiden tarkoitus on helpottaa muita palveluja kuin niitä, joiden hoitamiseksi heidät on palkattu.
Kolmannen osapuolen kanssa tulee solmia sopimus ennen yhteistyön aloittamista. Sopimukseen tulee kirjata palvelut, joita kolmannelta osapuolelta hankitaan, palveluiden hinnoittelu ja palveluiden suorittamisesta syntyvä dokumentointi ja eritelty raportointi Airamille. Sopimukseen sisällytetään sitoumus Airamin eettisiin periaatteisiin ja lisätään sopimuksen liitteeksi Airamin eettinen ohje toimittajille (Supplier Code of Conduct).
3.6. Asiointi viranomaisten kanssa
Viranomaisiin ja muihin julkisen sektorin toimijoihin kohdistuu usein yksityissektorin toimijoita tiukempia sääntöjä ja rajoitteita. Erityistä huolellisuutta tulee noudattaa silloin, kun toimitaan viranomaisten tai virkamiehen kanssa. Virkamiehen määritelmä on hyvin laaja ja se sisältää keskus- ja paikallishallinnon virkamiehet sekä julkisten virastojen työntekijät mutta myös jopa valtion omistamat yritykset ja niiden henkilöstön. Virkamiehen määritelmä voi vaihdella maittain.
Helpotus- tai fasilitointimaksuja ei missään tilanteessa tarjota tai makseta viranomaisille tai virkamiehille, ne ovat yksiselitteisesti kiellettyjä.
4. Rikkomukset ja seuraamukset
Jokainen työntekijä on vastuussa siitä, että hän perehtyy tähän politiikkaan, ymmärtää sen ja noudattaa sitä. Epävarmoissa tilanteissa työntekijän tulee keskustella esihenkilönsä kanssa tai ottaa yhteyttä Airamin vastuullisuusasiantuntijaan.
Tämän politiikan rikkomiset käsitellään tavanomaisten henkilöohjauskäytänteiden mukaisesti. Politiikan rikkomisen seuraamukset noudattavat työsuhteeseen liittyvien yleisten seuraamusten linjaa, rikkomus katsotaan sen piirteiden perusteella yleensä työsuhteen aikaiseksi laiminlyönniksi tai vakavaksi puutteeksi.
5. Ilmoitusvelvollisuus
Jokaisella Airamin työntekijällä on velvollisuus ilmoittaa havaitsemistaan epäillyistä tai todellisista tämän Politiikan tai soveltuvien lakien rikkomisista joko omalle esihenkilölleen tai Airamin vastuullisuusasiantuntijalle: sustainability@airam.fi . Havaituista tai epäillyistä rikkomuksista voi ilmoittaa myös nimettömänä Airamin ilmoituskanavan (Whistleblowing) kautta, joka on saatavilla Airamin verkkosivuilla. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös tilanteita, joissa työntekijä on kieltäytynyt tarjotusta lahjasta, kestityksestä tai muusta edusta tämän politiikan perusteella.